Fabasoft- chancenreicher Cloudsoftwarewert

"Wir hatten schlicht und einfach ein zehn Jahre altes System und das ist ja in der EDV fast schon steinzeitlich", erklärt Heider im Gespräch mit der COMPUTERWELT die Ausgangslage. "Es war dringend notwendig das zu erneuern, vor allem hinsichtlich Benutzerfreundlichkeit und ­rascherer Datenübermittlung." In der Vergangenheit haben sich die Kontrolleure die Daten über die zu kontrollierenden Bäume für die ganze Woche heruntergeladen, sind dann losmarschiert und haben ihre Liste abgearbeitet. "Am Montag in der Früh wurde downgeloadet und am Freitag zu Mittag wurden der Sekretärin alle Daten zum Einspielen in das System in die Hand gedrückt", erklärt Heider. "Bis die schließlich mit dem Eingeben fertig war, war es Freitag Nachmittag und wir haben die ­Daten im Endeffekt erst am Montag der nächsten Woche zur weiteren Verwendung im System gehabt."

Mit der neuen Lösung stehen die mobil erfassten Daten sofort zur Verfügung, da die Kontrolleure über die SIM-Karte in ihren mobilen Panasonic-Devices permanent eingeloggt sind und damit jederzeit die Möglichkeit haben, Daten zu übermitteln. "Es wird nur der Handheld und das Lesegerät mitgenommen", erklärt Heider. "Wenn ein Kontrolleur unterwegs bei einem Baum etwas sieht – beispielsweise, dass ein Ast abgerissen ist – dann wird das eingelesen, die durchzuführende Maßnahme angegeben und das System spielt diese Daten sofort auf unsere Rechner." Diese Daten scheinen anschließend auf dem Bildschirm des zuständigen Mitarbeiters auf, fließen über eine Schnittstelle ins SAP-System und können dort genutzt werden, um einen entsprechenden Bestellschein an die Firma zu schicken, die dann die Arbeiten am Baum durchführt.

VERKNÜPFUNG MIT GEOGRAFISCHEM INFORMATIONSSYSTEM
Drüber hinaus ist der Baumkataster mit einem Geoinformationssystem (GIS) gekoppelt, wodurch jeder mit einer Nummer gekennzeichnete Baum elektronisch erfasst und auf Plänen verzeichnet ist. Die Identifizierung der Bäume erfolgt dabei mit Hilfe von RFID-Transpondern, die mit einem Lesegerät von Trovan ausgelesen werden.  Kontrolloreure oder Firmen, die im Auftrag von Wiener Wohnen Maßnahmen durchführen, können damit einfach den richtigen Baum finden. "Die haben die Nummer des zu bearbeitenden Baumes auf dem Handheld und können das auch auf dem Plan sehen, da sich der Baum, bei dem die Tätigkeit durchzuführen ist, verfärbt", sagt Heider. "Die Nummer wird vor Ort mit dem Lesegerät ausgelesen und sollte man zufällig beim falschen Baum sein, dann sagt einem der Bildschirm sofort: du bist falsch." Damit wird vermieden, dass versehentlich ein falscher Baum bearbeitet wird. "Wenn zum Beispiel im Zuge von Baumaßnahmen Äste entfernt werden, die rein gärtnerisch nicht entfernt werden müssten, dann wäre das äußerst peinlich, wenn die beim falschen Baum abgeschnitten werden."

FOLIO ALS ZENTRALE INFORMATIONSDREHSCHEIBE
Das Content Mangement System Folio dient dabei als Schnittstelle zwischen SAP und den mit den mobilen Geräten erfassten Daten – derzeit greifen knapp 50 User mobil auf das System zu – und verwaltet auch die mit dem GIS gekoppelten Pläne. "Das ist besonders in größeren Wohnhausanlagen wichtig", erklärt Heider. "Wenn ich Bäume in einem Straßenzug kontrolliere, tue ich mir relativ leicht. Da kann ich mich orientieren und sagen: 'Vor der Hausnummer fünf stehen drei Ahornbäume.'" In Wohnhausanlagen können jedoch bis zu tausend Bäume stehen, womit eine Orientierung ohne Plan praktisch nicht möglich ist. Um den Kontrolleuren oder beauftragten Firmen die Orientierung weiter zu erleichtern, gibt es in den Plänen zudem zwei verschiedene Symbole für Laub- und Nadelbäume. "Es ist schon deutlich leichter, wenn man dann beispielsweise bei einer Fichte ein dreieckiges Baumsymbol hat, als wenn alles gleich ausschaut."

Warum sich Wiener Wohnen für CSC als Umsetzungspartner entschieden hat, ist schnell erklärt: "Es gibt schon eine längere, sehr gut funktionierende Zusammenarbeit mit CSC und sie haben schließlich auch die Ausschreibung gewonnen", sagt Heider. Folio wurde von den IT-Spezialisten von Wiener Wohnen ausgewählt, nachdem mehrere Systeme getestet wurden. "Folio ist ein sehr schnelles System, das geringe Ladezeiten hat. Das ist bei uns ziemlich wichtig, denn sonst steht man vor dem Baum und das Gerät rechnet und rechnet und rechnet und man sieht nichts außer der Sanduhr", erklärt Heider. "Das wäre unbefriedigend. Die ganzen laufenden Kontrollen und Arbeiten kosten viel Zeit und je schneller es geht, desto billiger wird es im Endeffekt." Die größte Herausforderung bei der Einführung des mobilen Baumkatasters war Heider zufolge die Übernahme der vorhandenen Daten in das neue System: "Da mussten wir sehr aufpassen, dass alles im richtigen Feld steht und nicht das Baum­alter zum Stammumfang mutiert oder Ähnliches." Die zweite große Herausforderung war die Integration mit SAP. "Da bei Wiener Wohnen alle Bestellungen bzw. Bestellvorgänge und Abrechnungsvorgänge über SAP passieren, brauchen wir eine gut funktionierende Schnittstelle. SAP benötigt da ganz eigene Definitionen und das war eher aufwendig."

Die Arbeit mit dem neuen System ist dafür nun wesentlich weniger aufwendig. "Zeit gespart wird vor allem durch die direkte Datenübermittlung", sagt Heider. "Damit laufen alle betroffenen Prozesse wesentlich schneller, da die Daten sofort da sind." Auch die neue Optik, die neue Benutzeroberfläche sieht er als großen Vorteil: "Man kann auf den mobilen Geräten alles besser lesen und erkennen, die Leute vor Ort finden sich leichter zurecht und können schneller arbeiten. Auch für die User, die das System nur für interne Kontrollen benutzen, sind die Informationen nun viel übersichtlicher dargestellt."