SER MacroSoft
verbessert Kundenservice
bei Associated & Federal
(AFECU)
Associated & Federal Employees Credit Union war an einem
Wendepunkt in der Unternehmensgeschichte angelangt. Die
Kreditgenossenschaft wollte ihre Expansion weiter fortsetzen,
veraltete Verfahren für Ablage und Retrieval von Informationen
standen diesem Prozess jedoch im Wege.
Die Archivierung der kontinuierlich zunehmenden Kreditberichte
stellte ein beträchtliches Problem dar. Die auf Papier vorliegenden Dokumente
vermehrten sich schneller, als sie abgelegt werden konnten. Die
Kreditgenossenschaft hatte bereits 17 Lagerhäuser mit Unterlagen gefüllt, die
nach geltendem Recht sieben Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Die
Anmietung von zusätzlichem Lagerraum stand nicht zur Debatte und auch die
steigenden Kosten für die Erstellung der Dokumente waren ein wichtiger
Aspekt. Die Druckkosten für Berichte und Auszüge, die für jedes der 130.000
Mitglieder erstellt werden mussten, stiegen aufgrund des kontinuierlich
zunehmenden Personalaufwands und höheren Papierverbrauchs jedes Jahr
weiter an.
Scheck-Archivierung
Die AFECU nutzt die Dienste von Cooperative Services Inc. (CSI) für die
Bearbeitung der von ihren Mitgliedern ausgestellten Schecks. CSI verwendet
das Produkt AFS ImageVision, um elektronische Kopien der Schecks für die
Abrechnung mit den angeschlossenen Kreditgenossenschaften zu erstellen.
Das Extrahieren der Scheckkopien und der entsprechenden Indizes, die an
verschiedenen Orten abgelegt waren, stellte ein zusätzliches Problem für die
AFECU dar. Da diese Bildinformationen in einem anderen System
gespeichert wurden, konnten sie für die AFECU nur mit großem Aufwand
verfügbar gemacht werden. Die Möglichkeit, diese Scheckkopien abzurufen,
ist jedoch unerlässlich, um den Kundenservice zu optimieren und die
Produktivität der Mitarbeiter zu steigern.
Hoher Zeitaufwand für die Unterschriftenprüfung
Die Verwaltung der Unterschriftskarten in der AFECU war ein weiterer
Bereich, der erneuert werden musste. Das verwendete System war ineffizient.
Für jede Überprüfung einer Unterschrift in den Filialen war ein Anruf in der
Zentrale erforderlich. Die Unterschriftskarten wurden von Hand herausgesucht,
an die entsprechende Filiale gefaxt und wieder einsortiert. Die manuelle
Suche nach den Karten wurde zunehmend schwieriger, da für die mehr als
122.000 Mitglieder mittlerweile über 250.000 Unterschriftskarten vorhanden
waren.
Diese Art der Informationsverarbeitung war für die AFECU nicht mehr länger
vertretbar. So galt es, eine effiziente Lösung zu finden. Das Management der
Kreditgenossenschaft entschied sich für eine Evaluierung der Technologien
von SER MacroSoft, um die Bewältigung der internen Verwaltungsaufgaben
zu optimieren.
Report Archivierung mit SER MacroSoft's Reports Manager
Nach einem sorgfältigen Evaluierungsprozess, in dem auch Lösungen anderer
Anbieter analysiert wurden, entschied sich die AFECU für Reports Manager,
das Enterprise Report Managementsystem von SER MacroSoft. "Die
archivierten Kreditberichte werden jetzt auf Magnetbändern gespeichert und
müssen nicht mehr in ein Lagerhaus gebracht werden", erläutert Lyn Powell,
Vice President Management Information Systems. "Der Einsatz von Report
Manager ist völlig problemlos. Unsere MIS-Abteilung und unsere Mitarbeiter
sind alle sehr zufrieden." Die AFECU legt heute über 14.000 Berichtseiten
täglich mit dem neuen System ab. "Reports Manager hat unsere Produktivität
beträchtlich gesteigert".
Die Kreditgenossenschaft hat ferner mit MacroFlash ein optionales Modul
installiert, das die Kreditberichte automatisch auf optischen Medien speichert,
sobald die Informationen vom Hostsystem generiert wurden. "MacroFlash
basiert auf modernster Technologie und stellt ein vollständig automatisiertes
System zur Verfügung, das Operatorfehler vermeidet und mit hoher
Genauigkeit arbeitet. Diese Technologie konnten andere Lösungen nicht
bieten", so Lyn Powell.
Die Lösung des Scheckproblems
Die Kreditgenossenschaft wandte sich außerdem an SER MacroSoft, um das
Problem der Scheckkopien zu lösen. Nach umfassender Beratung durch das
Produktmanagement von SER MacroSoft wurde eine Schnittstelle
implementiert, die es der AFECU ermöglicht, die entsprechenden
Bildinformationen mithilfe von Check Manager aus dem AFS Check System
der Cooperative Ser-vices Inc. (CSI) zu extrahieren. Durch Verwendung des
Synergy/AFS Input Format erstellt CSI täglich Daten-CDs für die
Kreditgenossenschaft. Die darauf gespeicherten Scheck-Abbildungen sowie
die entsprechenden Indizes können dann direkt in Check Manager übertragen
werden. Mit Check Manager konnte die Bank die Antwortzeiten im
Kundenservice verkürzen und die Effizienz ihrer Mitarbeiter erhöhen, indem die
elektronischen Scheckkopien über das gesamte AFECU-Netzwerk zur
Verfügung gestellt werden.
250.000 Unterschriftskarten im elektronischen Zugriff
Auf grund des großen Erfolges von Reports Manager und Check Manager
entschied sich die Kreditgenossenschaft dafür, auch eine Lösung von SER
MacroSoft einzusetzen, mit der die Unterschriftskarten verwaltet werden
können. So wurde mit Document Manager ein Bildverarbeitungssystem für
Ablage und Retrieval von Druckdokumenten (Kreditinformationen,
Personendaten und Unterschriftskarten) implementiert. Document Manager
ermöglicht den Kassierern in allen Filialen den sofortigen Zugriff auf die über
250.000 Unterschriftskarten der Bank. So konnten die Bearbeitungszeiten und
die Wartezeiten der Kunden beträchtlich verkürzt werden. Lyn Powell
erläutert: "Mit Document Manager konnten wir gleich zwei Probleme lösen.
Wir vermeiden die zeitaufwändige manuelle Suche nach den
Unterschriftskarten und benötigen keinen zusätzlichen Lagerraum."
Die Vorteile im Überblick
Die AFECU konnte durch die Implementierung von Reports Manager, Check
Manager und Document Manager den gesamten Verwaltungsablauf effizienter
gestalten. Die Kreditgenossenschaft hat dadurch Einsparungen in den
folgenden Verwaltungsbereichen realisieren können:
Erstellung von Kreditberichten
Papier- und Druckkosten
Lagerkosten für die Berichte
Zeitaufwand für Informations-Retrieval
Personalaufwand für die
Verwaltung der Berichte
Retrieval der Scheckkopien
Durch den Einsatz der Lösungen von SER MacroSoft bietet die AFECU einen
verbesserten Kundenservice. Diese Veränderung wird von Kunden und
Mitarbeitern gleichermaßen begrüßt.
SER MacroSoft
SER MacroSoft ist ein Anbieter von innovativen und vollständig integrierten
Dokumenten-Management-Lösungen auf Basis unserer Produktreihe Synergy
2000. Die neueste Innovation kombiniert die Vorteile von Synergy 2000 mit
Internet-Lösungen für integrierte elektronische Dokumente, Electronic
Delivery, ERM, Scheck-Bildverarbeitung und Web-Zugriff auf Informationen.
SER MacroSoft hat ihren Hauptsitz in Rochester Hills, Michigan, sowie
Vertriebs- und Support-Niederlassungen in Charlotte, North Carolina,
Minneapolis, London und Mexiko-Stadt. Die Softwarelösungen von SER
MacroSoft werden über den eigenen Direktvertrieb sowie über Partnerfirmen in
den USA, Kanada, Europa, Mittel- und Südamerika und im Fernen Osten
vermarktet.
AFECU
Associated & Federal Employees Credit Union (AFECU) gehört mit einem
verfügbaren Kapital von 510 Millionen US-Dollar und 130.000 Mitgliedern zu
den größten Kreditgenossenschaften von Atlanta, Georgia. Die Organisation
betreibt 23 Filialen in ganz Atlanta und den umliegenden Vorstädten und
bietet einen Komplettservice mit kundenorientierten Leistungen an:
Aktienkonten, Sparkonten, Hypothekendarlehen, Bausparverträge,
Privatfinanzierungen und Investment-Programme.
Kurzprofil
Art des Unternehmens:
Kreditgenossenschaft
(Finanzdienstleister)
Anzahl der Mitarbeiter: 260
Anwender von
SER MacroSoft Produkten: 260
Host: UNISYS Clearpath
Hauptanwendung: FiTECH Systems
Netzwerk: Microsoft NT
