Anwenderbericht
GEHE AG
Die richtige Arznei
für das Unternehmensarchiv
Viele Unternehmen setzen mehrere Systemlösungen ein, um ihren
Bestand an Dokumenten aller Art so zu archivieren, dass wichtige
Informationen schnell wieder auffindbar sind. Das ist nicht nur mit
hohen Erstinvestitionen verbunden, sondern verursacht auch
beträchtliche Zusatzkosten für die Wartung des "Systemzoos". Die
Stuttgarter GEHE AG ist bei der Verwaltung ihres Konzern-Archivs
neue Wege gegangen: Sie nutzt dafür die ITA-Software von SER, die
bei der deutschen Konzerntochter GEHE Pharma Handel GmbH bereits
seit längerer Zeit für die elektronische Archivierung des
Massenschriftguts eingesetzt wird.
Mit einem Jahresumsatz von mehr als 25 Milliarden Mark und über 23.000
Mitarbeitern im Geschäftsjahr 1998 ist die GEHE AG heute Europas
führendes Pharma-Groß- und Einzelhandelsunternehmen. Die verschiedenen
Tochtergesellschaften des Konzerns vertreiben eine breite Palette von
Arzneimitteln und sogenannten Gesundheitsprodukten (Rehabilitationshilfen
und Medizintechnik) hauptsächlich an Apotheken; in Großbritannien,
Tschechien und Italien mittlerweile auch an Endverbraucher. Hauptabnehmer
der deutschen GEHE Gruppe, die mehr als ein Fünftel zum Konzernumsatz
beisteuert, sind die Apotheken, die über ein Netz von 19 Niederlassungen
beliefert werden. Das Firmenarchiv der GEHE AG ist nicht nur besonders
umfangreich, sondern auch von historischem Wert, denn das Unternehmen
kann auf eine mehr als 160jährige Geschichte zurückblicken: Am 1. Mai 1835
gründete der Kaufmann Franz Ludwig Gehe in Dresden den
Pharma-Großhandel Gehe & Cie., der nach dem Zweiten Weltkrieg und der
Teilung Deutschlands in München wieder
aufgebaut wurde. Im Jahr 1981 erfolgte dann
der Umzug der Unternehmenszentrale nach
Stuttgart. Dort ist heute das historische Archiv
untergebracht, das GEHE nach der
Wiedervereinigung Deutschlands vom
Arzneimittelwerk Dresden zurückerhielt.
Die Rückführung des historischen Archivs war
der Anstoß für die Entscheidung, mit dem
systematischen Aufbau eines umfassenden
Unternehmensarchivs zu beginnen. In diesem
Archiv sollte nicht nur das historische Material,
sondern möglichst alles im Unternehmen
anfallende Schriftgut und Bildmaterial
untergebracht werden, um Mitarbeitern,
Auszubildenden und externen Benutzern ohne
großen Recherche-Aufwand Informationen zur
Verfügung stellen zu können.
Kellerräume voll Unterlagen
Allein das Schriftgut von 1834/35 bis 1948 füllt
60 Regalmeter. Seitdem hat sich zusätzlich so
viel Papier angesammelt, dass mehrere
Kellerräume für die Lagerung erforderlich sind. Der bis in das Jahr 1903
zurückreichende Bibliotheksbestand beansprucht weitere 80 Regalmeter
Platz. Daneben umfasst das GEHE Archiv circa 20.000 Fotos und Filme,
mehr als 9.000 Presseausschnitte, 16 Apothekennachlässe aus dem letzten
Jahrhundert, 500 Ausstattungsobjekte aus der Zeit von 1870 bis 1948, zehn
Drogen- und Chemikaliensammlungen und 900 Medikamentenverpackungen.
Die Mitarbeiter im Archiv legten die Standortverwaltung für die archivierten
Unterlagen und Sammlungen zunächst in Winword-Listen an, was allerdings
im Zeitalter der elektronischen Archivierung nur ein Provisorium sein konnte.
Das Team im GEHE Archiv kümmert sich aber nicht nur um die Pflege der
historischen Bestände, sondern verwaltet auch die aktuelle Dokumentation
des Konzerns, angefangen von Pressemitteilungen und Fotos über
Publikationen aller Art bis hin zu den Geschäftsberichten der börsennotierten
Aktiengesellschaft. Das Archiv ist Basis für schnelle
Informationsbereitstellung. Zum Informationsmanagement der Abteilung
Kommunikation gehören unter anderem auch Dienstleistungen wie
Werbemittelservice und die Durchführung von Veranstaltungen. Die Basis für
Kommunikation ist Information. Daher ist das Archiv heute der neu
geschaffenen Abteilung Kommunikation zugeordnet, die von Dr. Ruth Kappel
geleitet wird. Die Informationsmanagerin und Wirtschaftsarchivarin war die
treibende Kraft bei der Einführung der elektronischen Archivierung in der
Abteilung.
v.l.: Bibliothekarin Christine Krasser, Systembetreuer Ulrich Neumeister und
die Leiterin Kommunikation der GEHE AG, Dr. Ruth Kappel
"Die Entwicklung der Schriftgutverwaltung geht dahin, nicht nur das
Massenschriftgut, sondern in zunehmendem Maße auch nicht oder wenig
standardisierte Dokumente in elektronischer Form zu archivieren, um von
verschiedenen Standorten, ohne Zeitverzug auf Informationen zugreifen zu
können. Das elektronische Archiv gewinnt als Hilfsmittel für die schnelle
Informationsverwaltung zusehends an Bedeutung, insbesondere für einen auf
internationaler Ebene operierenden Konzern wie die GEHE. Nicht ohne Grund
engagiert sich die GEHE im Bereich der ISO-Standardisierung zur
Entwicklung eines internationalen Archiv- und Schriftgutstandards", erklärt
Ruth Kappel. Um für diese Zukunft gerüstet zu sein, hat das GEHE Archiv vor
einigen Monaten eine Lösung auf Basis des ITA-DMS von SER implementiert,
die elektronisches sowie klassisches Archiv und modernste
Informationsverwaltung in einem ist. Die Installation besteht aus vier
PC-gestützten Recherche-Arbeitsplätzen und einem Erfassungs-Arbeitsplatz
mit Scanner, die unter dem Betriebssystem Windows NT laufen und neben
anderen Applikationen mit der Client-Software INTUITIV von SER ausgestattet
sind.
Die Buchhaltung hat über das ITA-Archiv Zugriff auf die elektronisch
archivierten Rechnungen
Gute Erfahrungen mit dem Massenschriftgut
Die Einführung der SER-Lösung im GEHE Archiv wurde maßgeblich dadurch
begünstigt, dass sich die Anwendung bereits bei der Verwaltung des
Massenschriftguts im Pharma-Großhandelsbereich Deutschland bewährt
hatte und dass die vorhandene Server-Hardware und -Software auch mit den
NT-Clients weiter benutzt werden konnte. "Wenn ich dafür ein anderes
System eingeführt hätte, wären nicht nur die Kosten höher ausgefallen,
sondern ich hätte mich auch von der allgemeinen Entwicklung abgekoppelt",
sagt Ruth Kappel. "Das wäre im Unternehmen nicht so leicht umzusetzen
gewesen."
Der Pharma-Großhandelsbereich
Deutschland nutzt das elektronische Archiv
von SER schon seit zweieinhalb Jahren für
die Verwaltung des in den Niederlassungen
anfallenden Massenschriftguts - jährlich
rund 22 Millionen Dokumente, die als
CI-Daten (Coded Information) vorliegen, und
weitere 900.000 Papierdokumente in nicht
codierter Form. Diese Dokumente müssen
nach den neuen gesetzlichen
Bestimmungen nicht mehr sieben, sondern
zehn Jahre aufbewahrt werden, was auch
bei GEHE für beträchtliche Raumnot sorgt.
Um bei Rückfragen oder Reklamationen nicht immer Berge von Papier
durchsehen zu müssen, wurden diese Dokumente in der Vergangenheit auf
Mikrofiche archiviert. Trotzdem war die Suche nach bestimmten Dokumenten
sehr zeitaufwendig. "Es dauerte unter Umständen lange, bis reklamierende
Kunden ihren Rückruf erhielten. Heute werden ihre Reklamationen sofort am
Telefon beantwortet, weil die Mitarbeiter online auf die archivierten
Rechnungen zugreifen können", erklärt Kappel. "Das spart nicht nur
Telefonkosten, sondern erhöht auch die Kundenzufriedenheit."
Hauptgrund für die Einführung der ITA-Software im
Pharma-Großhandelsbereich waren allerdings die hohen Kosten für die
Mikroverfilmung der Dokumente - etwa 300.000 Mark pro Jahr oder genauso
viel wie GEHE für die Anschaffung des elektronischen Archivs bezahlt hat.
Und darin waren die Ausgaben für den Transport der Rechnungskopien an die
verschiedenen Standorte noch nicht berücksichtigt: Aufgrund der
Regionalstruktur der GEHE müssen nämlich nicht nur die Niederlassungen,
sondern auch die Regional-Niederlassungen und die Hauptverwaltung die
Rechnungen einsehen können.
CI-Daten werden auf WORM geschrieben
Bei einem Großteil des in den
Niederlassungen anfallenden
Massenschriftguts handelt es sich um
Kundenrechnungen, die auf dezentralen
Hostrechnern erstellt werden und nach
einem Datentransfer über 64
kBit-Standleitungen auf den Hostrechnern
der Regional-Niederlassungen in digitaler
Form vorliegen. Diese Daten können
heute mit Hilfe der Software ITA-Cold im
ASCII-Format ohne den Umweg über den
Scanner direkt auf WORM-Platten (Write
Once Read Many) archiviert werden. Vier
Regional-Niederlassungen sind zu diesem
Zweck mit einer SER Jukebox vom Typ
JB32/X ausgestattet worden, die über 32
Cartridge-Plätze mit einer
Speicherkapazität von jeweils 2,6 GByte
verfügt.
Die ITA-Server-Software konnte auf den
vorhandenen UNIX-Maschinen installiert werden, die unter dem
Betriebssystem AIX laufen und mit 256 oder sogar 512 MByte Hauptspeicher
und einer Festplattenkapazität von 48 GByte ausgestattet sind. Dank der
Nutzung der vorhandenen Server war die Einführung des elektronischen
Archivs mit relativ geringen Anschaffungskosten für Hardware verbunden.
Auf den Recherche-Arbeitsplätzen in den Niederlassungen - knapp 100 an der
Zahl - ist die unter Windows 3.11 lauffähige Client-Software ITA-Classic
installiert. Die Anwender greifen damit von ihren PC-Arbeitsplätzen aus über
ein Local Area Network (LAN) auf das (regionale) elektronische Archiv zu und
suchen das gewünschte Dokument nach Kriterien wie Rechnungsnummer
und/oder Kundenname. Bei etwa 50 Zugriffen pro Niederlassung und Tag sei
die 64 kBit-Standleitung ausreichend schnell, versichert Ulrich Neumeister,
der für die Systembetreuung zuständig ist: "Die Antwortzeiten liegen im
Sekundenbereich."
Allerdings werden bislang nur CI-Daten übertragen. Die von den
Pharmaherstellern eingehenden Rechnungen sollen erst in einem nächsten
Projektschritt eingescannt und elektronisch archiviert werden, womit dann
natürlich das zu übertragende Datenvolumen steigt. Zu diesem Zweck soll in
jeder Niederlassung ein Scanner-Arbeitsplatz für die Dokumenten-Erfassung
eingerichtet werden. "Wir warten noch auf den Andruck des Barcodes auf
unseren Wareneingangsbelegen, um den gesamten Vorgang, bestehend aus
Wareneingangsbeleg, Rechnung und Lieferschein automatisch erfassen zu
können", sagt Neumeister.
Photos und Presseausschnitte sollen im GEHE-Archiv eingescannt und den
Anwendern im Netz zur Verfügung gestellt werden.
Direkter Zugriff auf Bild- und Pressearchiv
Das elektronische Unternehmensarchiv der GEHE AG befindet sich erst im
Aufbau, was seine Zeit braucht, weil die zu archivierenden Dokumente von
Hand erfasst werden müssen. Christine Krasser, die Bibliothekarin der
Abteilung schätzt, dass es noch mindestens ein Jahr dauern wird, bis das
Archiv soweit mit Informationen gefüllt ist, dass es für die Recherche voll
nutzbar ist. Der Großteil des vorhandenen Materials soll allerdings nicht
digitalisiert, sondern nur bibliographisch erfasst und entsprechend der
jeweiligen Systematik des Dokumententyps indexiert werden, um das
betreffende Dokument nach diesen Kriterien schnell auffinden zu können.
Die SER-Anwendung bietet grundsätzlich die Möglichkeit, sämtliche
Dokumente in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen. "Wir werden
gezielt die Unterlagen einscannen, von denen wir aus Erfahrung wissen, dass
sie häufig nachgefragt werden", sagt Ruth Kappel. "So wollen wir
beispielsweise ein elektronisches Fotoarchiv einrichten, damit die Kollegen in
anderen Abteilungen eigenständig das geeignete Bildmaterial aussuchen
können und bei uns nur das anzufordern brauchen, was sie tatsächlich
benötigen. Dadurch reduziert sich für uns der bisher hohe Zeitaufwand für
Recherche und Suche nach geeigneten Bildmaterialien für
Publikationsvorhaben." Auch die Sammlung der Presseausschnitte soll
zukünftig elektronisch verwaltet werden.
Um das Archivmaterial, das nicht elektronisch verfügbar gemacht werden soll,
mit demselben System verwalten zu können, wurden in den Eingabemasken
der Client-Anwendung neben den Suchkriterien zusätzliche Deskriptoren
geschaffen. In diesen Feldern können nicht nur die Angaben über den
physischen Ablageort der archivierten Unterlagen eingetragen werden,
sondern auch Informationen darüber, wer das Dokument zu welchem
Zeitpunkt ausgeliehen hat.
Eine der spezifischen Anforderungen der GEHE war die Möglichkeit, in
bestimmten Maskenfeldern längere Texte einzugeben und über diese
Textblöcke eine Volltext-Recherche durchzuführen. "Wenn wir uns schon die
Mühe machen, die Kerninhalte von historischen Unterlagen zu erfassen, deren
Schrift oft schwer zu lesen ist, dann sollen diese Informationen natürlich auch
für die Recherche genutzt werden können", erklärt Ruth Kappel. Diese
Anforderung konnte vom SER-Projektteam mit Hilfe der Software ITA-Softscan
umgesetzt werden.
Wenn das elektronische Archiv erst einmal mit Inhalten gefüllt ist,
versprechen sich die Mitarbeiter des GEHE Archivs vom Einsatz der
SER-Anwendung eine wesentliche Erleichterung ihrer täglichen Arbeit und
einen besseren Service für ihre "Kunden", weil sie bei Anfragen schneller auf
die gewünschten Unterlagen zugreifen können. Längerfristiges Ziel ist es,
Abteilungen im Konzern, die mit Publikationsaufgaben befasst sind,
länderübergreifend umfassendes Informationsmaterial elektronisch zur
Verfügung zu stellen.
Michael Wendenburg
Freier Journalist
