SER Systeme: Neuer DMS - Großkunde: GEHE AG m.T. SER -> ariva

Beitrag: 1
Zugriffe: 705 / Heute: 1
SER Systems kein aktueller Kurs verfügbar
 
SER Systeme: Neuer DMS - Großkunde: GEHE AG m.T.    SER -> ariva Bandit

SER Systeme: Neuer DMS - Großkunde: GEHE AG m.T. SER -> ariva

 
#1

    Anwenderbericht

    GEHE AG


    Die richtige Arznei
    für das Unternehmensarchiv

    Viele Unternehmen setzen mehrere Systemlösungen ein, um ihren
    Bestand an Dokumenten aller Art so zu archivieren, dass wichtige
    Informationen schnell wieder auffindbar sind. Das ist nicht nur mit
    hohen Erstinvestitionen verbunden, sondern verursacht auch
    beträchtliche Zusatzkosten für die Wartung des "Systemzoos". Die
    Stuttgarter GEHE AG ist bei der Verwaltung ihres Konzern-Archivs
    neue Wege gegangen: Sie nutzt dafür die ITA-Software von SER, die
    bei der deutschen Konzerntochter GEHE Pharma Handel GmbH bereits
    seit längerer Zeit für die elektronische Archivierung des
    Massenschriftguts eingesetzt wird.

    Mit einem Jahresumsatz von mehr als 25 Milliarden Mark und über 23.000
    Mitarbeitern im Geschäftsjahr 1998 ist die GEHE AG heute Europas
    führendes Pharma-Groß- und Einzelhandelsunternehmen. Die verschiedenen
    Tochtergesellschaften des Konzerns vertreiben eine breite Palette von
    Arzneimitteln und sogenannten Gesundheitsprodukten (Rehabilitationshilfen
    und Medizintechnik) hauptsächlich an Apotheken; in Großbritannien,
    Tschechien und Italien mittlerweile auch an Endverbraucher. Hauptabnehmer
    der deutschen GEHE Gruppe, die mehr als ein Fünftel zum Konzernumsatz
    beisteuert, sind die Apotheken, die über ein Netz von 19 Niederlassungen

    beliefert werden. Das Firmenarchiv der GEHE AG ist nicht nur besonders
    umfangreich, sondern auch von historischem Wert, denn das Unternehmen
    kann auf eine mehr als 160jährige Geschichte zurückblicken: Am 1. Mai 1835
    gründete der Kaufmann Franz Ludwig Gehe in Dresden den
    Pharma-Großhandel Gehe & Cie., der nach dem Zweiten Weltkrieg und der
    Teilung Deutschlands in München wieder
    aufgebaut wurde. Im Jahr 1981 erfolgte dann
    der Umzug der Unternehmenszentrale nach
    Stuttgart. Dort ist heute das historische Archiv
    untergebracht, das GEHE nach der
    Wiedervereinigung Deutschlands vom
    Arzneimittelwerk Dresden zurückerhielt.

    Die Rückführung des historischen Archivs war
    der Anstoß für die Entscheidung, mit dem
    systematischen Aufbau eines umfassenden
    Unternehmensarchivs zu beginnen. In diesem
    Archiv sollte nicht nur das historische Material,
    sondern möglichst alles im Unternehmen
    anfallende Schriftgut und Bildmaterial
    untergebracht werden, um Mitarbeitern,
    Auszubildenden und externen Benutzern ohne
    großen Recherche-Aufwand Informationen zur
    Verfügung stellen zu können.

    Kellerräume voll Unterlagen

    Allein das Schriftgut von 1834/35 bis 1948 füllt
    60 Regalmeter. Seitdem hat sich zusätzlich so
    viel Papier angesammelt, dass mehrere
    Kellerräume für die Lagerung erforderlich sind. Der bis in das Jahr 1903
    zurückreichende Bibliotheksbestand beansprucht weitere 80 Regalmeter
    Platz. Daneben umfasst das GEHE Archiv circa 20.000 Fotos und Filme,
    mehr als 9.000 Presseausschnitte, 16 Apothekennachlässe aus dem letzten
    Jahrhundert, 500 Ausstattungsobjekte aus der Zeit von 1870 bis 1948, zehn
    Drogen- und Chemikaliensammlungen und 900 Medikamentenverpackungen.
    Die Mitarbeiter im Archiv legten die Standortverwaltung für die archivierten
    Unterlagen und Sammlungen zunächst in Winword-Listen an, was allerdings
    im Zeitalter der elektronischen Archivierung nur ein Provisorium sein konnte.

    Das Team im GEHE Archiv kümmert sich aber nicht nur um die Pflege der
    historischen Bestände, sondern verwaltet auch die aktuelle Dokumentation
    des Konzerns, angefangen von Pressemitteilungen und Fotos über
    Publikationen aller Art bis hin zu den Geschäftsberichten der börsennotierten
    Aktiengesellschaft. Das Archiv ist Basis für schnelle
    Informationsbereitstellung. Zum Informationsmanagement der Abteilung
    Kommunikation gehören unter anderem auch Dienstleistungen wie
    Werbemittelservice und die Durchführung von Veranstaltungen. Die Basis für
    Kommunikation ist Information. Daher ist das Archiv heute der neu
    geschaffenen Abteilung Kommunikation zugeordnet, die von Dr. Ruth Kappel
    geleitet wird. Die Informationsmanagerin und Wirtschaftsarchivarin war die
    treibende Kraft bei der Einführung der elektronischen Archivierung in der
    Abteilung.


    v.l.: Bibliothekarin Christine Krasser, Systembetreuer Ulrich Neumeister und
    die Leiterin Kommunikation der GEHE AG, Dr. Ruth Kappel

    "Die Entwicklung der Schriftgutverwaltung geht dahin, nicht nur das
    Massenschriftgut, sondern in zunehmendem Maße auch nicht oder wenig
    standardisierte Dokumente in elektronischer Form zu archivieren, um von
    verschiedenen Standorten, ohne Zeitverzug auf Informationen zugreifen zu
    können. Das elektronische Archiv gewinnt als Hilfsmittel für die schnelle
    Informationsverwaltung zusehends an Bedeutung, insbesondere für einen auf
    internationaler Ebene operierenden Konzern wie die GEHE. Nicht ohne Grund
    engagiert sich die GEHE im Bereich der ISO-Standardisierung zur
    Entwicklung eines internationalen Archiv- und Schriftgutstandards", erklärt
    Ruth Kappel. Um für diese Zukunft gerüstet zu sein, hat das GEHE Archiv vor
    einigen Monaten eine Lösung auf Basis des ITA-DMS von SER implementiert,
    die elektronisches sowie klassisches Archiv und modernste
    Informationsverwaltung in einem ist. Die Installation besteht aus vier
    PC-gestützten Recherche-Arbeitsplätzen und einem Erfassungs-Arbeitsplatz
    mit Scanner, die unter dem Betriebssystem Windows NT laufen und neben
    anderen Applikationen mit der Client-Software INTUITIV von SER ausgestattet
    sind.


    Die Buchhaltung hat über das ITA-Archiv Zugriff auf die elektronisch
    archivierten Rechnungen


    Gute Erfahrungen mit dem Massenschriftgut

    Die Einführung der SER-Lösung im GEHE Archiv wurde maßgeblich dadurch
    begünstigt, dass sich die Anwendung bereits bei der Verwaltung des
    Massenschriftguts im Pharma-Großhandelsbereich Deutschland bewährt
    hatte und dass die vorhandene Server-Hardware und -Software auch mit den
    NT-Clients weiter benutzt werden konnte. "Wenn ich dafür ein anderes
    System eingeführt hätte, wären nicht nur die Kosten höher ausgefallen,
    sondern ich hätte mich auch von der allgemeinen Entwicklung abgekoppelt",
    sagt Ruth Kappel. "Das wäre im Unternehmen nicht so leicht umzusetzen
    gewesen."

    Der Pharma-Großhandelsbereich
    Deutschland nutzt das elektronische Archiv
    von SER schon seit zweieinhalb Jahren für
    die Verwaltung des in den Niederlassungen
    anfallenden Massenschriftguts - jährlich
    rund 22 Millionen Dokumente, die als
    CI-Daten (Coded Information) vorliegen, und
    weitere 900.000 Papierdokumente in nicht
    codierter Form. Diese Dokumente müssen
    nach den neuen gesetzlichen
    Bestimmungen nicht mehr sieben, sondern
    zehn Jahre aufbewahrt werden, was auch
    bei GEHE für beträchtliche Raumnot sorgt.

    Um bei Rückfragen oder Reklamationen nicht immer Berge von Papier
    durchsehen zu müssen, wurden diese Dokumente in der Vergangenheit auf
    Mikrofiche archiviert. Trotzdem war die Suche nach bestimmten Dokumenten
    sehr zeitaufwendig. "Es dauerte unter Umständen lange, bis reklamierende
    Kunden ihren Rückruf erhielten. Heute werden ihre Reklamationen sofort am
    Telefon beantwortet, weil die Mitarbeiter online auf die archivierten
    Rechnungen zugreifen können", erklärt Kappel. "Das spart nicht nur
    Telefonkosten, sondern erhöht auch die Kundenzufriedenheit."

    Hauptgrund für die Einführung der ITA-Software im
    Pharma-Großhandelsbereich waren allerdings die hohen Kosten für die
    Mikroverfilmung der Dokumente - etwa 300.000 Mark pro Jahr oder genauso
    viel wie GEHE für die Anschaffung des elektronischen Archivs bezahlt hat.
    Und darin waren die Ausgaben für den Transport der Rechnungskopien an die
    verschiedenen Standorte noch nicht berücksichtigt: Aufgrund der
    Regionalstruktur der GEHE müssen nämlich nicht nur die Niederlassungen,
    sondern auch die Regional-Niederlassungen und die Hauptverwaltung die
    Rechnungen einsehen können.

    CI-Daten werden auf WORM geschrieben

    Bei einem Großteil des in den
    Niederlassungen anfallenden
    Massenschriftguts handelt es sich um
    Kundenrechnungen, die auf dezentralen
    Hostrechnern erstellt werden und nach
    einem Datentransfer über 64
    kBit-Standleitungen auf den Hostrechnern
    der Regional-Niederlassungen in digitaler
    Form vorliegen. Diese Daten können
    heute mit Hilfe der Software ITA-Cold im
    ASCII-Format ohne den Umweg über den
    Scanner direkt auf WORM-Platten (Write
    Once Read Many) archiviert werden. Vier
    Regional-Niederlassungen sind zu diesem
    Zweck mit einer SER Jukebox vom Typ
    JB32/X ausgestattet worden, die über 32
    Cartridge-Plätze mit einer
    Speicherkapazität von jeweils 2,6 GByte
    verfügt.

    Die ITA-Server-Software konnte auf den
    vorhandenen UNIX-Maschinen installiert werden, die unter dem
    Betriebssystem AIX laufen und mit 256 oder sogar 512 MByte Hauptspeicher
    und einer Festplattenkapazität von 48 GByte ausgestattet sind. Dank der
    Nutzung der vorhandenen Server war die Einführung des elektronischen
    Archivs mit relativ geringen Anschaffungskosten für Hardware verbunden.

    Auf den Recherche-Arbeitsplätzen in den Niederlassungen - knapp 100 an der
    Zahl - ist die unter Windows 3.11 lauffähige Client-Software ITA-Classic
    installiert. Die Anwender greifen damit von ihren PC-Arbeitsplätzen aus über
    ein Local Area Network (LAN) auf das (regionale) elektronische Archiv zu und
    suchen das gewünschte Dokument nach Kriterien wie Rechnungsnummer
    und/oder Kundenname. Bei etwa 50 Zugriffen pro Niederlassung und Tag sei
    die 64 kBit-Standleitung ausreichend schnell, versichert Ulrich Neumeister,
    der für die Systembetreuung zuständig ist: "Die Antwortzeiten liegen im
    Sekundenbereich."

    Allerdings werden bislang nur CI-Daten übertragen. Die von den
    Pharmaherstellern eingehenden Rechnungen sollen erst in einem nächsten
    Projektschritt eingescannt und elektronisch archiviert werden, womit dann
    natürlich das zu übertragende Datenvolumen steigt. Zu diesem Zweck soll in
    jeder Niederlassung ein Scanner-Arbeitsplatz für die Dokumenten-Erfassung
    eingerichtet werden. "Wir warten noch auf den Andruck des Barcodes auf
    unseren Wareneingangsbelegen, um den gesamten Vorgang, bestehend aus
    Wareneingangsbeleg, Rechnung und Lieferschein automatisch erfassen zu
    können", sagt Neumeister.


    Photos und Presseausschnitte sollen im GEHE-Archiv eingescannt und den
    Anwendern im Netz zur Verfügung gestellt werden.

    Direkter Zugriff auf Bild- und Pressearchiv

    Das elektronische Unternehmensarchiv der GEHE AG befindet sich erst im
    Aufbau, was seine Zeit braucht, weil die zu archivierenden Dokumente von
    Hand erfasst werden müssen. Christine Krasser, die Bibliothekarin der
    Abteilung schätzt, dass es noch mindestens ein Jahr dauern wird, bis das
    Archiv soweit mit Informationen gefüllt ist, dass es für die Recherche voll
    nutzbar ist. Der Großteil des vorhandenen Materials soll allerdings nicht
    digitalisiert, sondern nur bibliographisch erfasst und entsprechend der
    jeweiligen Systematik des Dokumententyps indexiert werden, um das
    betreffende Dokument nach diesen Kriterien schnell auffinden zu können.

    Die SER-Anwendung bietet grundsätzlich die Möglichkeit, sämtliche
    Dokumente in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen. "Wir werden
    gezielt die Unterlagen einscannen, von denen wir aus Erfahrung wissen, dass
    sie häufig nachgefragt werden", sagt Ruth Kappel. "So wollen wir
    beispielsweise ein elektronisches Fotoarchiv einrichten, damit die Kollegen in
    anderen Abteilungen eigenständig das geeignete Bildmaterial aussuchen
    können und bei uns nur das anzufordern brauchen, was sie tatsächlich
    benötigen. Dadurch reduziert sich für uns der bisher hohe Zeitaufwand für
    Recherche und Suche nach geeigneten Bildmaterialien für
    Publikationsvorhaben." Auch die Sammlung der Presseausschnitte soll
    zukünftig elektronisch verwaltet werden.

    Um das Archivmaterial, das nicht elektronisch verfügbar gemacht werden soll,
    mit demselben System verwalten zu können, wurden in den Eingabemasken
    der Client-Anwendung neben den Suchkriterien zusätzliche Deskriptoren
    geschaffen. In diesen Feldern können nicht nur die Angaben über den
    physischen Ablageort der archivierten Unterlagen eingetragen werden,
    sondern auch Informationen darüber, wer das Dokument zu welchem
    Zeitpunkt ausgeliehen hat.

    Eine der spezifischen Anforderungen der GEHE war die Möglichkeit, in
    bestimmten Maskenfeldern längere Texte einzugeben und über diese
    Textblöcke eine Volltext-Recherche durchzuführen. "Wenn wir uns schon die
    Mühe machen, die Kerninhalte von historischen Unterlagen zu erfassen, deren
    Schrift oft schwer zu lesen ist, dann sollen diese Informationen natürlich auch
    für die Recherche genutzt werden können", erklärt Ruth Kappel. Diese
    Anforderung konnte vom SER-Projektteam mit Hilfe der Software ITA-Softscan
    umgesetzt werden.

    Wenn das elektronische Archiv erst einmal mit Inhalten gefüllt ist,
    versprechen sich die Mitarbeiter des GEHE Archivs vom Einsatz der
    SER-Anwendung eine wesentliche Erleichterung ihrer täglichen Arbeit und
    einen besseren Service für ihre "Kunden", weil sie bei Anfragen schneller auf
    die gewünschten Unterlagen zugreifen können. Längerfristiges Ziel ist es,
    Abteilungen im Konzern, die mit Publikationsaufgaben befasst sind,
    länderübergreifend umfassendes Informationsmaterial elektronisch zur
    Verfügung zu stellen.

    Michael Wendenburg
    Freier Journalist


Börsenforum - Gesamtforum - Antwort einfügen - zum ersten Beitrag springen

Neueste Beiträge aus dem SER Systems Forum

Wertung Antworten Thema Verfasser letzter Verfasser letzter Beitrag
  1 SER Systeme - US News m.T. SER -> ariva Bandit kriskrost 25.05.15 14:52
  6 wann beginnt der nächste Zock? dreyser Investisseur 08.09.11 18:59
2 117 die neue geldruckmaschine ajemi axel1234 31.08.11 17:43
  139 Ser System- Neue Meldung? steffi13 CaptainMaulwuerfel 19.01.11 19:02
  49 PUSH Push schon 9 % Plus mothy Atzetrader 26.10.10 01:47