Das bringt DMS - denkt mal drüber nach m.v.T.

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Das bringt DMS - denkt mal drüber nach  m.v.T. Bandit

Das bringt DMS - denkt mal drüber nach m.v.T.

 
#1



                      SER MacroSoft
                      verbessert Kundenservice
                      bei Associated & Federal
                      (AFECU)

                      Associated & Federal Employees Credit Union war an einem
                      Wendepunkt in der Unternehmensgeschichte angelangt. Die
                      Kreditgenossenschaft wollte ihre Expansion weiter fortsetzen,
                      veraltete Verfahren für Ablage und Retrieval von Informationen
                      standen diesem Prozess jedoch im Wege.

                      Die Archivierung der kontinuierlich zunehmenden Kreditberichte

                      stellte ein beträchtliches Problem dar. Die auf Papier vorliegenden Dokumente
                      vermehrten sich schneller, als sie abgelegt werden konnten. Die
                      Kreditgenossenschaft hatte bereits 17 Lagerhäuser mit Unterlagen gefüllt, die

                      nach geltendem Recht sieben Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Die
                      Anmietung von zusätzlichem Lagerraum stand nicht zur Debatte und auch die
                      steigenden Kosten für die Erstellung der Dokumente waren ein wichtiger
                      Aspekt. Die Druckkosten für Berichte und Auszüge, die für jedes der 130.000
                      Mitglieder erstellt werden mussten, stiegen aufgrund des kontinuierlich
                      zunehmenden Personalaufwands und höheren Papierverbrauchs jedes Jahr
                      weiter an.

                      Scheck-Archivierung

                      Die AFECU nutzt die Dienste von Cooperative Services Inc. (CSI) für die
                      Bearbeitung der von ihren Mitgliedern ausgestellten Schecks. CSI verwendet
                      das Produkt AFS ImageVision, um elektronische Kopien der Schecks für die
                      Abrechnung mit den angeschlossenen Kreditgenossenschaften zu erstellen.
                      Das Extrahieren der Scheckkopien und der entsprechenden Indizes, die an
                      verschiedenen Orten abgelegt waren, stellte ein zusätzliches Problem für die
                      AFECU dar. Da diese Bildinformationen in einem anderen System
                      gespeichert wurden, konnten sie für die AFECU nur mit großem Aufwand
                      verfügbar gemacht werden. Die Möglichkeit, diese Scheckkopien abzurufen,
                      ist jedoch unerlässlich, um den Kundenservice zu optimieren und die
                      Produktivität der Mitarbeiter zu steigern.

                      Hoher Zeitaufwand für die Unterschriftenprüfung

                      Die Verwaltung der Unterschriftskarten in der AFECU war ein weiterer
                      Bereich, der erneuert werden musste. Das verwendete System war ineffizient.
                      Für jede Überprüfung einer Unterschrift in den Filialen war ein Anruf in der
                      Zentrale erforderlich. Die Unterschriftskarten wurden von Hand herausgesucht,
                      an die entsprechende Filiale gefaxt und wieder einsortiert. Die manuelle
                      Suche nach den Karten wurde zunehmend schwieriger, da für die mehr als
                      122.000 Mitglieder mittlerweile über 250.000 Unterschriftskarten vorhanden
                      waren.

                      Diese Art der Informationsverarbeitung war für die AFECU nicht mehr länger
                      vertretbar. So galt es, eine effiziente Lösung zu finden. Das Management der
                      Kreditgenossenschaft entschied sich für eine Evaluierung der Technologien
                      von SER MacroSoft, um die Bewältigung der internen Verwaltungsaufgaben
                      zu optimieren.

                      Report Archivierung mit SER MacroSoft's Reports Manager

                      Nach einem sorgfältigen Evaluierungsprozess, in dem auch Lösungen anderer
                      Anbieter analysiert wurden, entschied sich die AFECU für Reports Manager,
                      das Enterprise Report Managementsystem von SER MacroSoft. "Die
                      archivierten Kreditberichte werden jetzt auf Magnetbändern gespeichert und
                      müssen nicht mehr in ein Lagerhaus gebracht werden", erläutert Lyn Powell,
                      Vice President Management Information Systems. "Der Einsatz von Report
                      Manager ist völlig problemlos. Unsere MIS-Abteilung und unsere Mitarbeiter
                      sind alle sehr zufrieden." Die AFECU legt heute über 14.000 Berichtseiten
                      täglich mit dem neuen System ab. "Reports Manager hat unsere Produktivität
                      beträchtlich gesteigert".

                      Die Kreditgenossenschaft hat ferner mit MacroFlash ein optionales Modul
                      installiert, das die Kreditberichte automatisch auf optischen Medien speichert,
                      sobald die Informationen vom Hostsystem generiert wurden. "MacroFlash
                      basiert auf modernster Technologie und stellt ein vollständig automatisiertes
                      System zur Verfügung, das Operatorfehler vermeidet und mit hoher
                      Genauigkeit arbeitet. Diese Technologie konnten andere Lösungen nicht
                      bieten", so Lyn Powell.

                      Die Lösung des Scheckproblems

                      Die Kreditgenossenschaft wandte sich außerdem an SER MacroSoft, um das
                      Problem der Scheckkopien zu lösen. Nach umfassender Beratung durch das
                      Produktmanagement von SER MacroSoft wurde eine Schnittstelle
                      implementiert, die es der AFECU ermöglicht, die entsprechenden
                      Bildinformationen mithilfe von Check Manager aus dem AFS Check System
                      der Cooperative Ser-vices Inc. (CSI) zu extrahieren. Durch Verwendung des
                      Synergy/AFS Input Format erstellt CSI täglich Daten-CDs für die
                      Kreditgenossenschaft. Die darauf gespeicherten Scheck-Abbildungen sowie
                      die entsprechenden Indizes können dann direkt in Check Manager übertragen
                      werden. Mit Check Manager konnte die Bank die Antwortzeiten im
                      Kundenservice verkürzen und die Effizienz ihrer Mitarbeiter erhöhen, indem die
                      elektronischen Scheckkopien über das gesamte AFECU-Netzwerk zur
                      Verfügung gestellt werden.

                      250.000 Unterschriftskarten im elektronischen Zugriff

                      Auf grund des großen Erfolges von Reports Manager und Check Manager
                      entschied sich die Kreditgenossenschaft dafür, auch eine Lösung von SER
                      MacroSoft einzusetzen, mit der die Unterschriftskarten verwaltet werden
                      können. So wurde mit Document Manager ein Bildverarbeitungssystem für
                      Ablage und Retrieval von Druckdokumenten (Kreditinformationen,
                      Personendaten und Unterschriftskarten) implementiert. Document Manager
                      ermöglicht den Kassierern in allen Filialen den sofortigen Zugriff auf die über
                      250.000 Unterschriftskarten der Bank. So konnten die Bearbeitungszeiten und
                      die Wartezeiten der Kunden beträchtlich verkürzt werden. Lyn Powell
                      erläutert: "Mit Document Manager konnten wir gleich zwei Probleme lösen.
                      Wir vermeiden die zeitaufwändige manuelle Suche nach den
                      Unterschriftskarten und benötigen keinen zusätzlichen Lagerraum."

                      Die Vorteile im Überblick

                      Die AFECU konnte durch die Implementierung von Reports Manager, Check
                      Manager und Document Manager den gesamten Verwaltungsablauf effizienter
                      gestalten. Die Kreditgenossenschaft hat dadurch Einsparungen in den
                      folgenden Verwaltungsbereichen realisieren können:


                         Erstellung von Kreditberichten

                         Papier- und Druckkosten

                         Lagerkosten für die Berichte

                         Zeitaufwand für Informations-Retrieval

                         Personalaufwand für die
                         Verwaltung der Berichte

                         Retrieval der Scheckkopien


                      Durch den Einsatz der Lösungen von SER MacroSoft bietet die AFECU einen
                      verbesserten Kundenservice. Diese Veränderung wird von Kunden und
                      Mitarbeitern gleichermaßen begrüßt.

                      SER MacroSoft

                      SER MacroSoft ist ein Anbieter von innovativen und vollständig integrierten
                      Dokumenten-Management-Lösungen auf Basis unserer Produktreihe Synergy
                      2000. Die neueste Innovation kombiniert die Vorteile von Synergy 2000 mit
                      Internet-Lösungen für integrierte elektronische Dokumente, Electronic
                      Delivery, ERM, Scheck-Bildverarbeitung und Web-Zugriff auf Informationen.
                      SER MacroSoft hat ihren Hauptsitz in Rochester Hills, Michigan, sowie
                      Vertriebs- und Support-Niederlassungen in Charlotte, North Carolina,
                      Minneapolis, London und Mexiko-Stadt. Die Softwarelösungen von SER
                      MacroSoft werden über den eigenen Direktvertrieb sowie über Partnerfirmen in
                      den USA, Kanada, Europa, Mittel- und Südamerika und im Fernen Osten
                      vermarktet.

                      AFECU

                      Associated & Federal Employees Credit Union (AFECU) gehört mit einem
                      verfügbaren Kapital von 510 Millionen US-Dollar und 130.000 Mitgliedern zu
                      den größten Kreditgenossenschaften von Atlanta, Georgia. Die Organisation
                      betreibt 23 Filialen in ganz Atlanta und den umliegenden Vorstädten und
                      bietet einen Komplettservice mit kundenorientierten Leistungen an:
                      Aktienkonten, Sparkonten, Hypothekendarlehen, Bausparverträge,
                      Privatfinanzierungen und Investment-Programme.

                      Kurzprofil


                         Art des Unternehmens:
                         Kreditgenossenschaft
                         (Finanzdienstleister)

                         Anzahl der Mitarbeiter: 260

                         Anwender von
                         SER MacroSoft Produkten: 260

                         Host: UNISYS Clearpath

                         Hauptanwendung: FiTECH Systems

                         Netzwerk: Microsoft NT


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